StädteRegion

Informationen gemäß Artikel 13 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Bei der Durchführung einer online Konferenz durch die StädteRegion Aachen werden Bild- und Tonübertragungen durch das Videokonferenzsystem ZOOM der Fa. Zoom Video Communications, Inc aufgenommen und an Beteiligte an der Konferenz übermittelt. Hierbei werden personenbezogene Daten der beteiligten Personen verarbeitet.
Erfolgt vor Beginn der Online-Konferenz der Hinweis, dass die Konferenz gespeichert und ins Internet übertragen wird, dann werden möglicherweise auch personenbezogene Daten von an der Konferenz beteiligten Personen auf diesem Weg an nicht direkt beteiligte Dritte übermittelt.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
StädteRegion Aachen
- Der Städteregionsrat -
Tel: 0241/5198-0
E-Mail: info@staedteregion-aachen.de
De-Mail: info@staedteregion-aachen.de-mail.de

Die behördlichen Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
StädteRegion Aachen
Die Datenschutzbeauftragte
Tel: 0241/5198-1410
E-Mail: datenschutz@staedteregion-aachen.de
Postanschrift: Zollernstraße 10; 52070 Aachen

Datenkategorien und Zweck der Verarbeitung:
Verarbeitung ist gem. Art. 4 Nr. 2 DS-GVO u.a. das Erheben, Speichern, Übermitteln und Nutzen der personenbezogenen Daten zur Erledigung des beschriebenen Vorgangs und zur Erfüllung des damit einhergehenden Zwecks.
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO alle Informationen zu einer natürlichen Person, die eine Identifizierung dieser Person direkt oder indirekt ermöglichen.
Die von Ihnen erhobenen Daten sind folgenden Kategorien zuzuordnen:

• Grundsätzliche Informationen, z.B. Name (kann durch vor Zugang in die Konferenz durch ein Pseudonym ersetzt werden)
• Bild- und Tondaten
• Verbindungs- und technische Daten (Meta-Daten) der Videokonferenz, z.B. Thema, Mail-Adresse oder Telefonnummer, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit  

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DS-GVO Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung. Die Einwilligung erfolgt durch Ihre aktive und freiwillige Teilnahme an der Telefon- bzw. Videokonferenz.
• Sie haben das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, indem Sie die Telefon- oder Videokonferenz verlassen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Das Konferenzsystem bietet die Möglichkeit, jederzeit selbst Kamera und Mikrofon abzuschalten und auch die Sitzung zu verlassen.
• Ihre personenbezogenen Daten werden für die Durchführung bzw. Teilnahme an einer Telefon- bzw. Videokonferenz erhoben.
• Ihre personenbezogenen Daten, welche im Rahmen der Teilnahme an einer Telefon- bzw. Videokonferenz verarbeitet werden, werden innerhalb der StädteRegion Aachen ausschließlich an für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeitenden weitergegeben und nur für den Zweck verarbeitet, für den sie erhoben wurden.
• Grundsätzlich ist bei Videokonferenzen der StädteRegion Aachen die Verwendung der Konferenzinhalte über die Veranstaltung hinaus nicht vorgesehen und nicht gestattet. Sollte eine Veranstaltung für eine weitere Verwendung aufgezeichnet oder im Internet angeboten werden, so muss dies allen Teilnehmern vorher mitgeteilt werden. Die Verantwortung hierfür trägt der Konferenzleiter (Host).
• Eine Weitergabe Ihrer Daten (Benutzerangaben und/oder Meeting-Metadaten*) erfolgt an den Anbieter nur soweit dies notwendig und gesetzlich zulässig ist.
• Die elektronische Datenverarbeitung bei der StädteRegion Aachen erfolgt mit Unterstützung des IT-Dienstleisters regio iT aus Aachen. Die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO und durch ständige Kontrollen gewährleistet.
• Bild- und Tondaten sowie Daten aus den Chatverläufen werden nur für die Zeit der Dauer der Videokonferenzsitzung auf den Datensystemen in Verantwortung der StädteRegion Aachen gespeichert und dann automatisch gelöscht. Dies trifft nicht zu auf Konferenzdaten, für die eine Speicherung angekündigt wurde oder die unmittelbar an Systeme zur Übertragung ins Internet übermittelt werden. Die Metadaten werden 7 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht. Abweichende Aufbewahrungsfristen können sich gesetzlich ergeben.

* Meeting-Metadaten: z.B. Thema und Beschreibung (optional) des Meetings, Teilnehmer-IP-Adressen, Beginn und Ende. Die Metadaten dienen ausschließlich dem Zweck der Validierung von Datenverbindungen, möglicher Fehleranalyse und Unterstützung (Support) und der Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Systems. Die Metadaten aus Videokonferenzen werden grundsätzlich auch auf Servern innerhalb der Europäischen Union oder des europäischen Wirtschaftsraum gespeichert, können aber bei technischer Notwendigkeit  durch die Fa. regio iT und deren Auftragnehmer an die Fa. Zoom Video Communications, Inc. auf Server in die USA übermittelt werden. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung dieser Daten liegt exklusiv bei der Fa. ZOOM. Einzelheiten zum Datenschutz finden sie auf zoom.us/de-de/privacy.html .

Zusätzliche Hinweise zu ZOOM
Sofern Sie sich die Software „ZOOM“ herunterladen oder die Browserbasierte-Version nutzen und hierzu die Internetseite von ZOOM aufrufen, ist der Anbieter von ZOOM für die Datenverarbeitung verantwortlich. Eine Nutzung von ZOOM über die ZOOM-APP ist mit der unmittelbaren Eingabe jeweilige Meeting-ID und ggf. weiteren Zugangsdaten zum Meeting ebenfalls möglich.

Welche Datenschutzrechte habe ich?
Findet die Datenverarbeitung auf Grund einer persönlichen Einwilligung statt, dann haben Sie nach Art. 7 (3) DS-GVO das Recht, diese Einwilligung ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Dies gilt nicht für die bereits vorgenommene Verwendung Ihrer Daten in der Vergangenheit, sondern nur für die Zukunft.
Ihnen stehen bezogen auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 ff. DS-GVO die nachfolgend genannten Rechte zu.

Sie können

• eine Auskunft beantragen, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht kostenlos, aber unter bestimmten Umständen eingeschränkt oder ausgeschlossen ist.
• eine Berichtigung oder eine Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen (Art. 16 DS-GVO).
• die Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) Ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Bitte beachten Sie, dass diese Rechte unter bestimmten Umständen eingeschränkt oder ausgeschlossen sind.
• in begründeten Einzelfällen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen (Art. 21 DS-GVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, werden Ihre Daten zukünftig nicht mehr verarbeitet.
• beantragen, Ihre persönlichen Daten in einem gängigen Format zu erhalten (Art. 20 DS-GVO). Bitte beachten Sie, dass sich dieses Recht auf Datenübertragbarkeit nur auf die Sie betreffenden und von Ihnen eingereichten Daten beschränkt.

Das Einfordern dieser Rechte können Sie entweder postalisch oder per E-Mail an die verantwortliche Stelle übermitteln. Sie können sich zu Fragen des Datenschutzes auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf).