StädteRegion

StädteRegion Aachen. Welche Unterlagen benötige ich für Fahrzeugabmeldungen? Wie funktioniert der Führerscheinumtausch? Wo finde ich den digitalen Einbürgerungsantrag? Für diese und weitere Anfragen geht man im Straßenverkehrsamt und dem Ausländeramt der StädteRegion Aachen jetzt neue Wege: Rund um die Uhr steht online ein Chatbot zur Verfügung. So können Bürgerinnen und Bürger auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten Antworten auf ihre Fragen erhalten. Das Textfeld des Chatbots öffnet sich unten rechts auf der jeweiligen Seite.

„Durch den Einsatz des Chatbots reduzieren wir Wartezeiten und häufige Anliegen und Rückfragen können schneller beantwortet werden. Der Chatbot steht in mehreren Sprachen zur Verfügung. So wird der Service insbesondere auch für nicht-deutschsprachige Bürgerinnen und Bürger verbessert“, erklärt Kreisdirektorin Birgit Nolte. „Ziel ist eine niederschwellige Kommunikation, ohne komplizierte Formulare oder lange Erklärungen“, so Nolte weiter. Anliegen wie Informationen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen oder Antragsprozessen können automatisiert beantwortet werden. Mitarbeitende werden bei solchen Routineanfragen entlastet und können sich auf komplexere Fälle konzentrieren, die persönliche Beratung erfordern.

Der Chatbot ist aktuell in den Sprachen Deutsch, Englisch, Arabisch, Spanisch, Französisch, Türkisch, Russisch, Ukrainisch und Niederländisch verfügbar. Er basiert auf zentral hinterlegten Informationen. Die Anfragen werden gestützt von Künstlicher Intelligenz (KI) innerhalb weniger Sekunden beantwortet, ohne Wartezeiten oder Verzögerungen, wie sie bei telefonischen oder schriftlichen Anfragen entstehen können. Der Chatbot weist auf weitere Serviceangebote wie die Online-Terminvergabe oder den digitalen Einbürgerungsantrag hin.

Durch die eingegebenen Fragen lassen sich wertvolle Erkenntnisse über häufige Anliegen der Bürgerinnen und Bürger gewinnen und Abläufe in den Ämtern optimieren. So wurden allein in den ersten fünf Tagen im Ausländeramt über 200 Konversationen und mehr als 850 Nachrichten verzeichnet. Im Straßenverkehrsamt waren es im selben Zeitraum rund 270 Konversationen und fast 890 Nachrichten. Hier haben schon 125 Personen den Chatbot außerhalb der Servicezeiten genutzt. Auch am Wochenende gab es viele Zugriffe. Wer den Chatbot nutzt, wird darüber informiert, dass die Antwort KI-generiert und deshalb unverbindlich und ohne Gewähr ist. „Der Einsatz im Straßenverkehrsamt und Ausländeramt ist nur der Startschuss. Unsere Verwaltung der Zukunft ist digital, auch durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz. Wir sind da schon auf einem sehr guten Weg. Der Chatbot soll noch in diesem Jahr weiter ausgebaut und unter anderem im Gesundheitsamt der StädteRegion Aachen eingeführt werden“, freut sich der für das Thema Digitalisierung zuständige Dezernent der StädteRegion Aachen, Dr. Michael Ziemons.

Hier geht es zum Chatbot des Ausländeramtes der StädteRegion Aachen: https://www.staedteregion-aachen.de/auslaenderamt

Hier kann der Chatbot beim Straßenverkehrsamt der StädteRegion Aachen getestet werden: https://www.staedteregion-aachen.de/strassenverkehrsamt